Każdy z pracowników zatrudnianych w SUM na stanowisku badawczym lub badawczo-dydaktycznym jest zobowiązany złożyć:

1. oświadczenie, o którym mowa w art. 343 ust. 7 POSWiN (oświadczenie o dyscyplinie/dyscyplinach),
2. oświadczenie, o którym mowa w art. 265 ust. 5 POSWiN (oświadczenie o zaliczeniu do liczby N),
3. oświadczenie, o którym mowa w art. 265 ust. 13 POSWiN (oświadczenie upoważniające do wykazania osiągnięć naukowych w ewaluacji).

Oświadczenia, o których mowa w pkt 1 i 2 składa się do 14 dni od daty zatrudnienia pracownika, nie później niż do dnia 31 grudnia roku, w którym pracownik został zatrudniony (art. 265 ust. 5, art. 343 ust. 10 POSWiN) lub od ustania usprawiedliwionych okoliczności powodujących brak złożenia oświadczeń w wymaganym terminie (długotrwałe absencje, określone w § 17 ust. 10 Rozporządzenia w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej).

Oświadczenie, o którym mowa w pkt 3  składa się:

1. do 31 grudnia każdego roku,
2. nie później niż z dniem rozwiązania stosunku pracy z SUM lub zmiany stanowiska na dydaktyczne,
3. w trybie doraźnym, zgodnie z ogłaszanymi komunikatami,
4. nie później niż do 31 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym będzie przeprowadzona ewaluacja.

Oświadczenia składane do celów ewaluacji należy przekazać do Działu Ewaluacji Działalności Naukowej SUM nie później niż w ostatnim dniu upływu ww. terminów. Doktoranci Szkoły Doktorskiej oświadczenia ad. 3 składają do Sekcji ds. Kształcenia Doktorantów.