Poniższa tabela zawiera wykaz Działów Administracji SUM, terminów na wprowadzanie danych do Systemu POL-on, z zawężeniem do informacji w zakresie danych uwzględnianych w ewaluacji jakości działalności naukowej. Pozostałe informacje w tym zakresie, nie prezentowane w poniższej tabeli znajdują się w p.s.w.n., rozporządzeniu o POL-on oraz w Zarządzeniu nr 132/2020, a także innych właściwych przepisach (patrz Zakładka „Regulacje prawne POL-onu”).
Terminy na raportowanie szczegółowych danych w POL-on zostały określone przede wszystkim w rozporządzeniu o POL-on.
W Systemie POL-on ogólną zasadę stanowi raportowanie ciągłe, czyli wprowadzanie, aktualizowanie, archiwizowanie i usuwanie na bieżąco, bezpośrednio po zaistnieniu zdarzenia podlegającego zaraportowaniu. Wyjątkowo, niektóre dane podlegają raportowaniu raz do roku, w ściśle przewidzianych okresach sprawozdawczych. Dotyczy to przede wszystkim modułu Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych.
Istnieją techniczne ograniczenia wprowadzania danych w przypadkach ściśle określonych prawem, np. oświadczenie o reprezentowanej dyscyplinie można wprowadzić do modułu Pracownicy w roku, w którym pracownik złożył oświadczenie oraz do dnia 31 stycznia roku następnego (tj. do ostatniego dnia terminu na złożenie oświadczenia o zgodności danych wprowadzonych w ubiegłym roku do POL-on ze stanem faktycznym przez kierownika podmiotu/tu: JM Rektora). Wynika to z faktu, że te oświadczenia mają wpływ na proces ewaluacji działalności naukowej podmiotów i nie mogą być dowolnie zmieniane.
WAŻNE!
Za niewprowadzenie danych o których mowa w art. 343 ust. 1 , art. 344 ust. 1, art. 345 ust. 1, art. 346 ust. 1, art. 348 ust. 1 p.s.w.n lub w przepisach wydanych na podstawie art. 353 p.s.w.n, a także w przypadku ich niezaktualizowania, niezarchiwizowania lub nieusunięcia z systemu POL-on minister może nałożyć na uczelnię administracyjną karę pieniężną w wysokości do 50 000 zł.
Za wprowadzenie do POL-on danych nieprawidłowych, nierzetelnych lub ich nieterminowego wprowadzenia, minister może wstrzymać przekazywanie środków finansowych do czasu usunięcia tych nieprawidłowości (dotyczy środków finansowych, o których mowa w art. 365 pkt 1 lit. a-c, pkt 2 lit. a-d i pkt 2a p.s.w.n., w tym m.in. przeznaczone na kształcenie studentów na studiach stacjonarnych, prowadzenie działalności naukowej, czy realizację inwestycji w obszarze działalności badawczej) na podstawie z art. 354 ust. 3 p.s.w.n.
|
DANE O: |
MODUŁ |
TERMIN |
DZIAŁ ODPOWIEDZIALNY |
PODSTAWA PRAWNA – w tych przepisach wskazano szczegółowy zakres i terminy wprowadzania danych |
|
Pracownikach zaliczanych do liczby N na 31.12 roku objętego ewaluacją, a także o ich reprezentacji w dyscyplinach
Przez „pracownika” rozumiemy tu nauczyciela akademickiego, inną osobę prowadzącą zajęcia, osobę prowadzącą działalność naukową lub biorącą udział w jej prowadzeniu.
|
Pracownicy |
1. wprowadzanie danych – w terminie 30 dni od dnia zatrudnienia pracownika
2. aktualizowanie danych – w terminie 30 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie
3. archiwizowanie danych – w terminie 30 dni od dnia ustania zatrudnienia pracownika
4. do 30 stycznia – wprowadzanie liczby dni nieobecności w pracy w poprzednim roku kalendarzowym (ponieważ informację tę należy podać według stanu na dzień 31 grudnia);
5. po upływie 20 lat, liczonych od roku następującego po roku, w którym nastąpiło oznaczenie danych jako archiwalne – usunięcie danych
6. do dnia 31 grudnia roku następującego po roku zaistnienia zmiany – wprowadzanie informacji o osiągnięciach naukowych i artystycznych; w przypadku osiągnięć uzyskanych w roku poprzedzającym rok przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej – w terminie do dnia 15 stycznia roku, w którym ewaluacja jest przeprowadzana. |
Dział ds. Pracowniczych i Socjalnych (ad. 1-5)
Ad. 6: · Publikacje wprowadza Biblioteka SUM przez PBN (potem dane widoczne w POL-on w postaci propozycji oświadczeń upoważniających Uczelnię do wykazania danego dorobku w ewaluacji), · Patenty i inne prawa ochronne wprowadza Centrum Transferu Technologii w module Patenty i prawa ochronne. |
Art. 343, art. 354, art. 342 p.s.w.n.
§ 2. ust. 1-9 oraz § 9 rozporządzenia o POL-on
Ad. 6 w szczególności również: § 2 ust. 10 pkt 4-6, § 9 ust. 3 rozporządzenia o POL-on |
|
Doktorantach szkoły doktorskiej i ich reprezentacji w dyscyplinach (dyscyplina, w której przygotowywana jest rozprawa doktorska) |
Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora |
1. wprowadzanie danych – w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia przez doktoranta kształcenia w szkole doktorskiej albo od dnia wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora w trybie eksternistycznym; 2. aktualizowanie danych – w terminie 21 dni od dnia zaistnienia zmiany albo uzyskania informacji o zmianie; 3. archiwizowanie danych – w terminie 21 dni od dnia kiedy decyzja o zakończeniu postępowania o nadanie stopnia stała się prawomocna (szczegółowe przypadki wskazane w § 11 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o POL-on);
4. wprowadzanie informacji o osiągnięciach naukowych i artystycznych – w terminie do dnia 31 grudnia roku następującego po roku zaistnienia zmiany; w przypadku osiągnięć uzyskanych w roku poprzedzającym rok przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej – w terminie do dnia 15 stycznia roku, w którym ewaluacja jest przeprowadzana.
|
Sekcja ds. Doktorantów – Centrum Nauki i Współpracy Międzynarodowej (ad. 1-3)
Ad. 4: · Publikacje wprowadza Biblioteka SUM przez PBN (potem dane widoczne w POL-on w postaci propozycji oświadczeń upoważniających Uczelnię do wykazania danego dorobku w ewaluacji), · Patenty i inne prawa ochronne wprowadza Centrum Transferu Technologii w module Patenty i prawa ochronne. |
Art. 345, art. 354, art. 342 p.s.w.n.
§ 4 i § 11 rozporządzenia o POL-on
Ad. 4 w szczególności również: § 4 ust. 6, § 5 ust. 4 pkt 2, w zakresie jak w § 2 ust. 10 pkt 4-6, § 11 ust. 1 lit. b i § 9 ust. 3 rozporządzenia o POL-on |
|
Przychodach z usług badawczych na zlecenie |
Dane finansowe |
do dnia 31 marca następnego roku, według stanu na dzień 31 grudnia (z wyjątkiem informacji o przychodach z usług badawczych świadczonych na zlecenie podmiotów nienależących do systemu szkolnictwa wyższego i nauki oraz przychodach z tytułu komercjalizacji wyników działalności naukowej lub know-how związanego z tymi wynikami, dotyczących roku poprzedzającego rok przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej, które aktualizuje się w terminie do dnia 15 stycznia roku, w którym ewaluacja jest przeprowadzana). |
Sekcja ds. Badań Naukowych – Centrum Nauki i Współpracy Międzynarodowej
|
art. 346, art. 354,
§ 5 ust. 7 pkt 1 lit a) i pkt 3 oraz § 12 ust. 1 pkt 2 lit. c) rozporządzenia o POL-on |
|
Przychodach z tytułu komercjalizacji |
Centrum Transferu Technologii |
art. 346, art. 354,
§ 5 ust. 7 pkt 1 lit. a) i ust. 8 pkt 3 oraz § 12 ust. 1 pkt 2 lit. c) rozporządzenia o POL-on |
||
|
Patentach i innych prawach ochronnych |
Patenty i prawa ochronne |
wprowadzanie informacji w terminie do dnia 31 grudnia roku następującego po roku zaistnienia zmiany; w przypadku osiągnięć uzyskanych w roku poprzedzającym rok przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej – w terminie do dnia 15 stycznia roku, w którym ewaluacja jest przeprowadzana. |
Centrum Transferu Technologii
|
Art. 343, art. 354, art. 342 p.s.w.n.
§ 2. ust. 10 pkt 1, 2, 3 oraz § 9 ust. 3 rozporządzenia o POL-on |
|
Projektach badawczych |
Projekty naukowe |
do dnia 31 marca następnego roku, według stanu na dzień 31 grudnia (z wyjątkiem informacji o projektach przyznanych w roku poprzedzającym rok przeprowadzenia ewaluacji jakości działalności naukowej, które aktualizuje się w terminie do dnia 15 stycznia roku, w którym ewaluacja jest przeprowadzana). |
Centrum Transferu Technologii;
Centrum Nauki i Współpracy Międzynarodowej;
Centrum Wsparcia Badań Klinicznych.
|
Art. 346, art. 354, art. 342 p.s.w.n.
§ 5 ust. 3 pkt 8 i § 12 ust. 1 pkt 2 a) i c) rozporządzenia o POL-on |
|
Opisy wpływu na społeczeństwo lub gospodarkę |
Instytucje (w działalności naukowej ---> opisy wpływu działalności naukowej) |
Dane należy uzupełnić do 15 stycznia roku, w którym jest przeprowadzana ewaluacja. |
Osoba merytoryczna, zgłaszająca opis, przy pomocy Działu Ewaluacji Działalności Naukowej |
art. 354, art. 342 p.s.w.n.
§ 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia o POL-on |